|
微商一手货源:如何做本地化的招商会务系统发表时间:2021-03-13 16:19 本地化的招商会务系统,必然涉及各方面的对接工作。为了便于组织和 管理每次线下会务,需要组建专门的团队来负责。 一般来说, 会务系统组织架构的组成。 1.会务系统组织架构 按照以上会务系统组织架构,团队可以细分每块的职责。不过以上组织架构是较为全面的,我们详细了解以下这些即可。 (1)项目负责人 全权负责线下会务组织的相关事宜,合理分配及协调职能部门的工作,掌握整场会议架构及进展。 (2)会务组 会前:①会场确认及布置:②准备物料;③对接内训流程;④发布课程通知函。 会中:①导师接待;②学员接待;③会场控制。 会后:①安排学员顺利返程;②会议总结报告。 (3)企划组 负责策划媒体宣传方式及组织方案。 (4)招商组 ①负责会务邀约方案及招商方案;②邀约并确认到场人员。(5)财务组 ①招商财务登记;②配合讲师完成刷卡成交环节,提前准备现场刷卡确认表。 2.会务 岗位的职责 会务岗位的职责分类如下。 (1)会务总监的职责 ①确实掌握人员调度。 ②协调安排现场各项事宜, 保证流程环环相扣。 ③及时处理现场重要突发状况。 ④对现场各岗位的检查、督促和指导。 ⑤随时做到监督各岗位的执行情况,直接对接各岗位的负责人。 ⑥实行责任制,责任到负责人。 ⑦掌握助教的心态,及时给予鼓励。 ⑧协助成交负责人做好与成交相关的工作, (2)内场总监的职责 ①管理、协调、检查内场所有事务。 ②内场易拉宝的摆放,内场清洁及桌椅队形管理。 ③内场白板、电脑、投影仪、音乐设备调试检查。 ④成交人员的服务、与老师活动的配合、成交语言的培训与演练。 ⑤与会务总监及外场总监的沟通协调。 ⑥内场紧急状况处理。 ⑦各岗位的安排、调控及训练。 ⑧及时向会务总监汇:报内场情况。 ⑨与助理讲师、成交负责人协调,完成成交相关动作,保证结果。 (3)舞台总控的职责 ①根据舞台岗位设置,进行人员岗位安排及训练。 ②为保障舞台流程顺利进行,监控各类物质准备情况。 ③人员、物品到位后,模拟流程进行全程演练。 ④确保现场舞台流程万无一一失。 ⑤突发事件的紧急灵活处理。 ⑥上课前一天一定要完善音响及麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试,有状况马上报告并及时解决。 (4)灯光、空调管理员的职责 ①及时与酒店工程部(电工)对接,详细了解整个会议室的灯光、空调等开关设备位置,并演练快速开关灯光(全亮、暗、全黑)。 ②追光灯(如需要)及时与舞台总控对接舞台流程,对接主持人和讲师商场时间及出口位置,确认追光是否与主持人对接。 ③有彩灯时,需要协调彩灯打上公司标语,并根据舞台整体效果变化灯光强度与色彩。 (5)投影、PPT及视频岗位职责 ①及时与舞台总控对接舞台流程。 ②将会议需要的背景图、座位图及中场备放的视频拷贝调试到位。 ③确认讲师PPT笔记本电脑(讲台用)、控制台电脑调试到位。 ④保证讲师讲课时PPT及主持人在介绍公司时PPT的使用。 ⑤讲师及主持人所有舞台展示用的资料对接,包含PPT及视频资料等,确保讲师上场前至少30分钟所有资料到位并调试。 ⑥现场各种情况的应急处理。 (6)门卫组岗位职责 ①对学员胸牌的检查。 ②对纪律要求严格的课程,控制人员进出会场。 ③学员上下课的召唤和热情迎宾。 ④课程结束后胸牌的回收。 ⑤遇特殊情况及时向内场总监汇报。 (7)簇拥组岗位职责 ①讲师上场时指引、拍手簇拥上场。 ②讲师上场时氛围的营造。 (8)跑麦组岗位职责 ①遇有讲师提问时,要以规范的动作、最快的速度将调试好的麦克风传递给学员。 ②学员使用后,将麦克风关闭,回到原位。 ③内场紧急情况的补位。 ④制止学员违反课堂纪律的行为(如打电话、打瞌睡、交谈等)。 ⑤及时为学员提供优质服务。 (9)外场总监的职责 ①管理、协调、检查外场所有事务。 ②外场易拉宝美观摆放。 ③外场所有工作人员的成交语言、仪表培训、演练、检查。 ④签到数据的制表统计。 ⑤负责处理外场紧急状况。 ⑥与会务总监及内场总监协调。 ⑦协助学员用餐。 (10)茶歇组岗位职责 ①时刻保持茶歇台清洁。 ②保证茶歇按时准备。 ③保证茶歇量充足。 ④保证茶歇摆放美观、精致。 ⑤及时更换干净的垃圾篓。 (11)后勤总监的职责 ①负责安排人员将所有物品打包并送达会场。 ②负责各个岗位的物品分发及归档。 ③负责仓库的整理及协助文件的工作。 ④负责物品最后的清点及送回公司。 ⑤结账及各种款项的交接。 ⑥助教的用餐照顾,并做好登记。 (12)成交组的职责 ①讲师或主持人清楚表达成交产品,调动现场成交氛围。 ②辅导员充分了解本组客户的成交意向,深入沟通,并带其至成交台。 ③安排公司高管和营销高层扮演客户,熟悉公司产品及营销政策,成交前30分钟到达成交台,协助讲师办理谈单,报名手续及刷款。 ④刷款组在成交前30分钟内准备好成交单、POS机、计算器、签字笔、订书机、订书钉等成交物品,成交时态度要积极、主动、热情,刷卡流程熟练,顺序为先刷卡,再填成交单,收名牌,客户输密码时应用收遮掩密码区,头转向另侧。 ⑤事先安排客户不熟悉的我方人员坐进会场,在成交环节第一-时间冲到成交台,形成现场抢购的热烈气氛,对整体的成交起到推动作用。 ⑥成交区外围配合洽谈的人员,热情引导客户入座,并配合成交台人员成交,形成夹攻之势,不让客户轻易离开,以利于成交。 ⑦在成交开始及整个成交过程中,主持人及成交负责人适时选择优惠政策,塑造方案价值,造成机会难得的紧迫感,并适时公布、恭喜已报名额,谊染气氛。 (13)辅导员组的职责 ①开场后统站在自己桌边面向门口, 鼓掌迎接客户进场。 ②充分了解自己小组的客户(姓名、公司、规模、意向),深入沟通。③观察自己小组的客户课程反应,潜在客户尤为关注。④现场资料的发放。 ⑤负责与客户的第一轮沟通 ,确定成交意向,并尽量带客户至成交台。⑥负责客户用餐及餐后整理。 (14)“狙击组”职责 ①营造会场热情高涨的氛围,积极主动地全场跑动。 ②一些疑问很多的客户 为其解除抗拒与疑惑,促进成交。 ③活动后期更需要跟进有成交意向,但未购买的客户。 (15)文化产品组职责 ①准备好售书所有的物品:签字笔、零钱、收据、发票登记本、价格大标签(讲师团强力推荐书籍、音像制品)。 ②课程前了解清楚书籍打包价格、赠品。 ③所有产品的数量清点及接收。 ④确保产品销售目标的完成。 ⑤记账及钱款的交接。 (16)讲师接待组职责 ①负责陪同讲师的接送。 ②负责讲师休息室、讲师用餐的保障。 ③负责讲师每个阶段的提醒及引位。 ④负责准备讲师上课期间及下课期间的茶水、点心、水果。 ⑤负责在接待老师时,询问有何需协助的成交配合.如舞台营销工具的展示等。 3.会务执行的四大支柱 在整个会议执行过程中,有四大支柱在互相配合,随时控场和调节氛围,保证整个会议有序、圆满地完成。它们是总指挥、主持人、讲师、DJ. (1)总指挥 总指挥把控全场,随时调配人员和物品,负责处理现场出现的突发问题 (2)主持人 主持人应具备良好的语言表达能力。 首先,语言要通顺流畅。其次,主持人语言应具备严密清晰的逻辑思维。最后,在语言表达上要有自己的特色,富有感染力。 主持人应具备-一定的临场应变和即兴发挥能力。由于人的因素、设备的因素以及组织管理协调等方面的原因,招商会过程中有可能发生-些难以预料的,但又客观存在的变故。此时主持人能够保持冷静,充分发挥自身的主观能动性,迅速思考并做出判断,并根据判断组织语言和反应,使变故通过主持人灵活巧妙的语言组织和反应逐渐向好的方向转化。 (3)讲师 讲师要能在会场顺利、高效地将自已课程的内容传达给参会者,同时应该具有灵活多变的和参会人员互动的能力,并且有处理突发状况的冷静思维,以及和主持人配合的默契。 (4)DJ DJ要在会前准备好会场音乐、视频及文档资料。会议开始前一小时调试会场多媒体、音响、麦克等,确认电源,确保多媒体设备有充分的准备,保证会场多媒体播放正常。为此,DJ需要能够熟练操作电脑及多媒体设备,具备随机应变的能力,随时配合主持人和讲师调动现场气氛。 以上内容由微商一手货源提供,欢迎转载! |